POLÍTICA DE INFORMACIÓN PARA REPOSITORIO INSTITUCIONAL EN UNIVERSIDAD CUBANA. CASO UNIVERSIDAD DE PINAR DEL RÍO

POLÍTICA DE INFORMACIÓN

PARA REPOSITORIO INSTITUCIONAL

EN UNIVERSIDAD CUBANA.

CASO UNIVERSIDAD DE PINAR DEL RÍO

NIRMA MARÍA ACOSTA NÚÑEZ, MAIDELYN DÍAZ PÉREZ,

RAUDEL GIRÁLDEZ REYES y YOEL QUINTANA CARRERA

RESUMEN: El Movimiento de Acceso Abierto a la Información promueve bajo la denominada Ruta Verde la implementación de repositorios institucionales como instrumentos esenciales para lograr de manera efectiva la comunicación del conocimiento generado en las universidades y la visibilidad de su producción científica. Cuba, reconociendo los beneficios del Movimiento de Acceso Abierto, impulsa en las instituciones cubanas el establecimiento de este tipo de repositorios para socializar la ciencia del país y recomienda la definición de políticas de información, que orienten los procedimientos para su desarrollo. La Universidad de Pinar del Río (UPR), dentro de la red de universidades del país, muestra avances en la implementación de repositorios digitales como parte del programa de cooperación con Bélgica «Fortalecimiento del rol de las TIC en las universidades cubanas para el desarrollo de la sociedad». Se abordan las experiencias en la conformación de normativas que integran la política de información del repositorio institucional de la UPR, estableciendo aspectos relativos a los objetivos, funciones, usuarios, contenidos: estructuración y estándares para su descripción, interoperabilidad y preservación digital.

Palabras clave: Acceso Abierto a la Información; repositorios institucionales; políticas de información; producción científica.

ABSTRACT: The Open Access Movement promotes information under the so-called Green Route the implementation of institutional repositories as essential instruments to effectively achieve the communication of knowledge generated in universities and the visibility of their scientific production. Cuba, recognizing the benefits of the Open Access Movement in Cuban institutions the establishment of this type of repositories to socialize the science of the country and recommends the definition of information policies that guide the procedures for their development. The University of Pinar del Río (UPR) within the country’s university network shows progress in the implementation of digital repositories as part of the cooperation program with Belgium «Strengthening of the role of ICT in Cuban Universities for the development of the society». This communication addresses the experiences in the formation of regulations that integrate the information policy of the institutional repository of the UPR, establishing aspects related to objectives, functions, users, contents: structuring and standards for their description, Interoperability and digital preservation.

Keywords: Open Access to Information; institutional repositories; information policies; scientific production.

1. INTRODUCCIÓN

La necesidad de democratizar el acceso a la información científica comenzó a ser objeto de debate entre las comunidades científicas y llevó al surgimiento de numerosas manifestaciones e iniciativas en contra de esas restricciones, «que se consolidaron en el llamado Movimiento de Acceso Abierto, que promueve el acceso gratuito y sin barreras al conocimiento científico» (Gómez Dueñas, 2005; Melero, 2005).

Este movimiento emergió para dar respuesta a la crisis que reflejaba el sistema tradicional de comunicación científica, dificultándose la continua presentación, distribución y divulgación de resultados científicos en cualquier área del conocimiento en la sociedad, como mecanismo básico para el desarrollo de la ciencia. Entre los factores que evidencian dicha crisis se reconocen: «la inaccesibilidad por una parte de la comunidad científica a un conjunto de revistas científicas por sus altos precios, el elevado número de restricciones impuestas por las leyes de derecho de autor que entorpecen la diseminación de los resultados científicos y las deficiencias presentes en el sistema de recompensa científica», como bien aborda Sánchez Tarragó (2007).

Diversos documentos y buenas prácticas desarrolladas en comunidades de investigadores de diversas disciplinas constituyeron hitos en la consolidación del Movimiento de Acceso Abierto (Open Acces) en la década del 90 e inicios del siglo XXI. En el primer caso, sobresale la Declaración de Budapest sobre el Acceso Abierto (BOAI, 2002), documento firmado por un amplio grupo de representantes y organizaciones en la reunión liderada por el Open Society Institute; en la cual se definía oficialmente el término literatura científica de acceso abierto; describiendo las bases del modelo de publicación imperante.

En ella se declaraban los principios fundamentales en los que se sustenta el acceso abierto en pos de contrarrestar las barreras económicas que limitan el acceso a información de carácter científico, e igualmente se expresaba el compromiso de personas e instituciones a colaborar y trabajar en pos del acceso abierto.

De igual forma se establecían las estrategias necesarias a desarrollar para lograr el libre acceso deseado (Alonso Arévalo, Subirats Coll, & Martínez Conde, 2008), dígase:

– Ruta Dorada: Publicar en Revistas de acceso abierto.

– Ruta Verde: Autoarchivo de documentos publicados o no en repositorio institucional o disciplinar, que podrán funcionar a través de las posibilidades técnicas y sistemas normalizados (OAI-PHI) como un único archivo.

Posteriormente, la Declaración de Bethesda en el año 2003 con base en su predecesora amplía los aspectos relacionados con el derecho de autor en el marco del acceso abierto y las licencias como garantías del mismo. Otros aspectos de interés abordados fueron: el depósito de los documentos, preferiblemente en repositorios bien establecidos que, en páginas personales, contasen con procedimientos normalizados para ello, posibilitando la interoperabilidad con sistemas similares y la preservación de la información a largo plazo. Otro documento clave, la Declaración de Berlín, de 2003, amplifica el ámbito de aplicación del acceso abierto a otras fuentes que también pueden ser consideradas como resultados científicos originales, como por ejemplo «datos crudos y metadatos, materiales fuente, representaciones digitales de gráficos y pictóricos y material científico multimedia» (Sánchez, 2007).

Es innegable los múltiples beneficios que reporta el Movimiento de Acceso Abierto a la Información en contextos como el económico, social, científico y tecnológico. En primera instancia, intenta eliminar los costes de publicación y acceso a la información científica, haciéndola accesible a los investigadores por igual. Este amplio público al que se logra llevar los resultados de investigaciones favorece un mayor impacto de los resultados por representar mayor número de consultas, descargas y citas. De igual modo, instituciones científicas, académicas y editoriales reciben sus beneficios, al reducir gastos en compra de recursos de información; potencian la visibilidad de la ciencia que realizan profesores, investigadores y autores en general al depositar en archivos abiertos, garantizando su reutilización y recuperación por servicios de alerta y motores de búsqueda que les otorgan visibilidad en internet.

Cada vez es mayor el número de organizaciones, países e investigadores que apoyan y se adhieren a los principios promovidos por el Acceso Abierto y desarrollan proyectos e iniciativas basadas en la implementación de las dos estrategias propuestas para su materialización práctica: «la ruta dorada (consistente en el desarrollo de revistas de acceso abierto) y la ruta verde (basada en el autoarchivo en repositorios digitales)» (Casate, 2009).

La Ruta Verde se sitúa como la estrategia más adecuada para los países en vías de desarrollo, con especial énfasis en las universidades con el objetivo de socializar su producción científica y hacerla accesible con rapidez a nivel nacional e internacional. De este modo, «los repositorios digitales se han convertido en el medio por excelencia para lograr el registro, el acceso y la visibilidad de la producción científica e investigativa, generada por los académicos de las comunidades universitarias» (Díaz & Sánchez, 2010).

En Cuba, el Ministerio de Educación Superior (MES) en consonancia con la Política Nacional de Información y la Política Nacional de Ciencia e Innovación Tecnológica se ha trazado en sus objetivos de trabajo la implementación de repositorios de información en las universidades del país para contribuir a maximizar el impacto y la visibilidad de las investigaciones desarrolladas en las instituciones académicas del país. El MES, incentiva también a las instituciones que acometan proyectos de diseño y desarrollo de este tipo de servicios de información digital a que establezcan políticas que orienten, conduzcan y pauten los flujos y procesos asociados a estos, para su eficaz gestión y materialización.

La ponencia en cuestión expone los aspectos esenciales que conforman la política de información del repositorio institucional de la Universidad de Pinar del Río en Cuba (UPR), estableciendo aspectos relativos a los objetivos, funciones, usuarios, contenidos: estructuración y estándares para su descripción, interoperabilidad y preservación digital.

2. DESARROLLO

2.1. REPOSITORIOS INSTITUCIONALES

En su acepción más general el diccionario de la Real Academia Española define la palabra repositorio como «el lugar donde se guarda algo». Del latín repositorium, que significa «armario», en el contexto informacional puede entenderse de varias formas como, por ejemplo: repositorios documentales, depósitos abiertos o archivos digitales.

Los repositorios son «conjuntos de documentos recolectados, organizados y disponibles electrónicamente» (Silva & Tomaél, 2011). También se identifican como «una colección de objetos digitales basada en la Web, de material académico producido por los miembros de una institución (o varias), con una política definida» (Alonso Arévalo, Subirats Coll, & Martínez Conde, 2008).

En la literatura se manejan diversas clasificaciones y tipos de repositorios, entre los que figuran Díaz, Armas, Rodríguez, & Camacho 2015:

– Temáticos.

– Institucionales.

– Los agregadores o portales.

– Repositorios de datos científicos.

– Huérfanos.

Los repositorios institucionales (institutional repositories) según Crow en palabras de Silva & Tomaél (2011) «son colecciones que capturan y preservan la producción intelectual de una o más universidades» (…). Así como, «el conjunto de servicios que una universidad ofrece –a los miembros de su comunidad– a fin de gerenciar y diseminar materiales digitales creados por la institución y por miembros de la comunidad» (Lynch, 2003).

Las definiciones aportadas por los autores citados remarcan las principales características de los repositorios institucionales, como servicios orientados a reunir, divulgar, preservar y hacer accesible la producción intelectual de determinada institución, que a su vez se encarga de su desarrollo e implementación. También, en ellas están implícitos los principios básicos del acceso abierto como materialización de la ruta verde trazada por este movimiento, tales como: el autoarchivo, la interoperabilidad, el libre acceso a la información, la preservación digital y el software libre.

La implementación de repositorios institucionales en las universidades posibilita sobremanera la divulgación de los resultados de investigación de los profesores universitarios y su disponibilidad, no solo a la propia comunidad académica, sino también a la comunidad científica internacional, apoyando los procesos de enseñanza, aprendizaje e investigación.

Los beneficios que a largo plazo representa la implementación de repositorios institucionales en las universidades no pueden ser obtenidos si previamente no se conciben políticas que respalden su efectivo diseño, planificación e implementación. Este conjunto de políticas debe estar aprobado por la directiva y miembros de la institución como expresión del consenso general, necesario e indispensable, en torno a los principios y directrices reguladoras de su gestión integral.

2.1.1. Políticas de información

Diversos autores han definido las políticas de información a partir de diferentes visiones y posturas, bajo las cuales se resalta determinado aspecto de las mismas como los entornos o contextos de aplicación, características, objetivos y funciones, etc.

Entre los conceptos más generales se puede citar el ofrecido por la doctora Gloria Ponjuán, que alude a «un plan para el desarrollo de los datos, recursos y servicios de información y su óptima utilización» (Ponjúan, 1993).

Rowlands (citado por Silva y Tomaél, 2011) por su parte aborda con mayor énfasis el papel regulador de este tipo de políticas al referirse a «un conjunto de leyes, reglamentos y directrices que establecen parámetros para los procesos relativos a todos los eslabones de la cadena informacional, que van desde la creación, análisis, almacenamiento, diseminación y recuperación, hasta la utilización de la información».

Sebastián, Méndez y Rodríguez (2000) comentan que las políticas de información «proporcionan orientaciones para la concepción de una estrategia y de programas destinados al desarrollo y uso de recursos, servicios y sistemas de información». Estos autores resumen muy bien las fases por las que debe transitar una política de información en su evolución. Estos elementos se representan en la (Figura 1).

Figura 1. Política de Información: fases

Fuente: Elaboración propia.

2.2. POLÍTICA DE INFORMACIÓN DEL REPOSITORIO INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE PINAR DEL RÍO «HERMANOS SAÍZ MONTES DE OCA»

Este documento se fundamenta en la Ley No. 14 de 1977 de Derecho de Autor, la Resolución 85 del Ministro de Cultura de 2003, Ley de Propiedad Intelectual y el Decreto Ley 210 de 2010), de la república de Cuba; así como la «Política para el desarrollo de la Red de Repositorios Digitales Institucionales» aprobada por las universidades cubanas miembros del proyecto internacional: Red de Cooperación Universitaria «Fortalecimiento del rol de las TIC en las universidades cubanas para el desarrollo de la sociedad».

Establece los preceptos fundamentales que rigen el funcionamiento del Repositorio Institucional de la Universidad de Pinar del Río «Hermanos Saíz Montes de Oca». Se declaran los principios de trabajo e implicaciones de las distintas áreas y personal vinculado directa e indirectamente con el desarrollo del mismo.

Igualmente, en consonancia con los principios del Movimiento de Acceso Abierto, se rige por los siguientes principios: a) Libre acceso a la información, b) Autoarchivo, c) Trabajo en red/Interoperabilidad, d) Conservación del patrimonio bibliográfico, e) Divulgación del desarrollo científico y cultural de la UPR.

El ámbito de aplicación de esta política comprende las vicerrectorías, facultades, departamentos y áreas de la Universidad de Pinar del Río.

El Repositorio Institucional de la UPR, tiene como objetivos:

• Socializar a nivel nacional e internacional la producción científica y académica de la UPR.

• Preservar la producción científica y académica de la UPR.

• Respeto de los derechos morales y patrimoniales de los autores de la UPR.

• Elevar la visibilidad nacional e internacional de la producción científica y académica de la UPR.

• Desarrollar y apoyar el aprendizaje.

2.2.1. Actores

El Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación (CRAI) de la universidad, se define como el área responsable de coordinar todo el funcionamiento y desarrollo del repositorio institucional. En el cumplimiento de esta función, tiene a su cargo entre otras funciones:

– Coordinar y gestionar acciones e investigaciones para el funcionamiento y desarrollo del repositorio institucional.

– Proponer a la dirección universitaria la adopción de medidas que permitan el desarrollo del repositorio, la modificación de la política en caso de requerirlo.

– Velar por la normalización y la calidad de los metadatos de los documentos antes de su publicación definitiva.

– Elaborar documentos y desarrollar actividades necesarias para capacitar, tanto a su personal como a la comunidad universitaria en el trabajo con el repositorio.

– Definir el flujo de trabajo para el depósito de los diferentes tipos de documentos por parte de los autores y la labor de los bibliotecarios dentro del repositorio.

– Comunicar a toda la comunidad universitaria sobre cualquier cambio a realizar dentro del repositorio que pueda significar modificaciones en los flujos de trabajo establecidos dentro de estos.

– Eliminar aquellos documentos depositados, en caso de no cumplir con los objetivos para los cuales ha sido creado el repositorio, ante alguna violación de los derechos de autor, la autenticidad y validez de los contenidos; comunicándole a la persona que ha realizado el depósito las causas del rechazo y la eliminación del material.

– Garantizar la interoperabilidad del repositorio institucional con los sistemas internos implementados en la universidad a su cargo como, por ejemplo: la biblioteca digital, las revistas científicas editadas por la universidad.

– Generar estadísticas sobre el comportamiento del depósito de documentos por autores y áreas, y de otros datos que faciliten posteriores análisis y evaluaciones sobre la productividad científica de la universidad.

– Envío de alertas mediante canales RSS, sobre la incorporación de nuevos materiales, y ofrecer servicios de ayuda al usuario a partir de la disponibilidad de documentos de apoyo para el trabajo en el repositorio.

– Gestionar la inscripción del repositorio institucional en los registros nacionales e internacionales para garantizar su visibilidad y reconocimiento.

Los autores se reconocen como cualquier persona, sea estudiante, profesor, investigador u otro personal no docente afiliado a cualesquiera de las facultades o áreas de la universidad, que firme entre los responsables de una obra científica o con fines educativos, ya sea como autor principal o uno de los coautores. Igualmente, estudiantes de posgrado vinculados a programas auspiciados por la UPR, aunque estén afiliados a otras entidades.

Los bibliotecarios se desempeñan en el trabajo con el repositorio como intermediarios o mediadores en el depósito de los documentos, ante la imposibilidad del autor de realizar el depósito, con previa autorización del mismo.

La Dirección de Informatización de la universidad apoyará al CRAI con los recursos tecnológicos indispensables para el óptimo funcionamiento del repositorio, la preservación de la información que contiene, la interoperabilidad con otros servicios afines disponibles en la red nacional e internet, y otras acciones que garanticen la visibilidad y accesibilidad del repositorio.

Se sugiere la conformación de un equipo asesor metodológico del trabajo con el repositorio, de carácter multidisciplinario, conformado por el Director/a del CRAI, Director/a del Departamento de Publicaciones, especialistas en Propiedad Intelectual, Administrador del sistema y especialistas en Organización y Representación de la Información de la biblioteca universitaria.

2.2.2. Desarrollo de colecciones: Contenidos

Se establecen como tipos de documentos que integran las colecciones del repositorio institucional de la UPR: artículos científicos, tesis de maestría, doctorado y especialidad (resultado de Programas de Superación Académica propios de la universidad y otras provenientes de programas de instituciones externas), artículos científicos, libros, capítulos de libros, ponencias de eventos.

Procedimiento de envío de documentos.

El depósito puede ser realizado por el propio autor o por personal autorizado para esto, siguiendo la filosofía del auto-archivo. En una primera etapa, se realizó el archivo mediado por los bibliotecarios, por el volumen de información digital que conservaba, con anterioridad a la fecha de creación del repositorio constituyente de la producción científica de la institución. Una segunda etapa protagonizada por los autores, –una vez realizadas acciones de capacitación en el trabajo con el repositorio institucional coordinadas por el CRAI–, y la aceptación por parte de estos de la licencia elaborada para el depósito de los documentos en el repositorio.

Los documentos depositados estarán disponibles a texto completo a los usuarios, luego de que se controle por los bibliotecarios la normalización y calidad de los metadatos introducidos por el autor o intermediarios. Se excluyen aquellos documentos que, por aspectos de confidencialidad o limitaciones de propiedad intelectual y derechos de autor, no puedan disponerse íntegramente, para ello se establece un embargo al documento por un período de tiempo determinado, que posibilite el acceso a los metadatos correspondientes al documento. Entre estos casos pueden encontrarse:

– artículos científicos con carta de aceptación de la publicación de sus trabajos;

– tesis de maestría y doctorado aprobadas por el tribunal pertinente;

– libros que las editoriales envíen la aprobación de su publicación; etc.

2.2.3. Aspectos legales

Entre los aspectos legales definidos en esta política, se pueden citar:

Se elabora una Licencia de Depósito, que contempla los aspectos relativos a la declaración del autor de la originalidad de la obra a depositar, su originalidad, validez y autenticidad; la cesión de manera no exclusiva de los derechos de explotación de la obra a la institución que pertenece, autorizándola a reproducirla, distribuirla y comunicarla públicamente.

Se elabora una Licencia de Uso, como acuerdo entre el creador y el usuario final que explicita las condiciones bajo las cuales los usuarios pueden hacer uso que puede hacerse de los materiales depositados en el repositorio: para investigación o estudio personal, educacional, siempre que sea sin fines de lucro y se reconozcan los autores, título y detalles bibliográficos completos del documento.

Todos los recursos a publicarse en el Repositorio Institucional de la UPR deben ser preferentemente gratuitos y libres.

Quien deposita documentos en el repositorio conserva todos los derechos de propiedad intelectual sobre el material publicado.

Cualquier persona puede acceder a los textos completos libre de

cargo.

2.2.4. Estándares

El esquema de metadatos seleccionados para el procesamiento de los documentos es el Dublin Core en su versión calificado o extendido, para contribuir a un adecuado uso, calidad y normalización de los datos.

Se concibe inicialmente para lograr la interoperabilidad técnica con otros sistemas similares el protocolo de transferencia OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting).

2.2.5. Software

Se declara DSpace como software para la implementación del repositorio institucional de la UPR.

2.2.6. Incentivos

Se sugiere a la dirección de la UPR, asignar a los Vicerrectores, Decanos y Jefes de Departamento, el desarrollo de acciones entre profesores, investigadores y otros trabajadores, que estimulen la publicación de los resultados científicos en revistas de Acceso Abierto que permitan el autoarchivo.

Incluir en los Consejos de Dirección de las facultades y las visitas integrales realizadas por el rector de la universidad, el análisis de las contribuciones de los profesores en el repositorio institucional.

Los Vicerrectores, Decanos y Jefes de Departamento reconocerán en las evaluaciones laborales a los profesores e investigadores que se destaquen en el depósito de documentos y realizarán señalamientos a los que no lo hagan.

Los elementos que evidencien el buen desempeño de los profesores en la publicación de sus resultados científicos en el repositorio institucional y las revistas de Acceso Abierto de la institución, se añadirán a la evaluación anual del profesor.

Estas acciones deberán ser controladas por la Vicerrectoría de Investigaciones de la universidad.

2.2.7. Preservación

Se estipulan medidas para preservar digitalmente los documentos que integran el repositorio para garantizar su perdurabilidad en el tiempo como, por ejemplo:

– Conversión de formatos obsoletos a nuevos formatos estándar, para la adecuada gestión de datos dentro del repositorio.

– Control de versiones, en cuanto a operaciones de cambio, almacenamiento para evitar pérdidas, etc.

– Realizar copias de seguridad en varias máquinas de diferentes subredes.

– Réplicas del repositorio en otras redes de repositorios pertenecientes al MES, u otros ministerios.

– Comprobaciones sistemáticas para analizar la integridad y accesibilidad de los documentos depositados en el repositorio, etc.

La política de información del Repositorio Institucional de la Universidad de Pinar del Río, ya conformada como documento de política, en una nueva etapa para su legitimación y formalización, entrará en vigor en el momento de ser aprobada por el rector en Consejo de Dirección como un Reglamento a incorporar dentro del cuerpo legislativo de la institución a mediano plazo.

3. CONCLUSIONES

La implementación de repositorios institucionales en las universidades posibilita sobremanera la divulgación de los resultados de investigación de los profesores universitarios y su disponibilidad no solo a la propia comunidad académica, sino también a la comunidad científica internacional, apoyando los procesos de enseñanza, aprendizaje e investigación.

La Ruta Verde se sitúa como la estrategia más adecuada para los países en vías de desarrollo y de sus instituciones académicas con el objetivo de socializar su producción científica y hacerla accesible con rapidez a nivel nacional e internacional.

Las políticas de información resultan esenciales para el efectivo diseño, planificación e implementación de repositorios institucionales. La construcción de estas políticas debe contar con la aceptación de la directiva y miembros de la institución como expresión de consenso con los principios, normativas y directrices reguladoras de la gestión de repositorios.

4. AGRADECIMIENTOS

Los autores desean expresar el apoyo recibido por el Programa Belga VLIR «Fortalecimiento del rol de las TIC en las universidades cubanas para el desarrollo de la sociedad» para la realización de esta investigación.

5. BIBLIOGRAFÍA

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Table of Contents

POLÍTICA DE INFORMACIÓN PARA REPOSITORIO INSTITUCIONAL EN UNIVERSIDAD CUBANA. CASO UNIVERSIDAD DE PINAR DEL RÍO

1. INTRODUCCIÓN

2. DESARROLLO

2.1. Repositorios Institucionales

2.1.1. Políticas de información

2.2. Política de información del repositorio institucional de la Universidad de Pinar del Río «Hermanos Saíz Montes de Oca»

2.2.1. Actores

2.2.2. Desarrollo de colecciones: Contenidos

2.2.3. Aspectos legales

2.2.4. Estándares

2.2.5. Software

2.2.6. Incentivos

2.2.7. Preservación

3. CONCLUSIONES

4. AGRADECIMIENTOS

5. BIBLIOGRAFÍA