Indexçaõ e controlo da terminologia em bibliotecas do enseno superior politécnico em Portugal o sistema no instituto politécnico de Portalegre

Abstract

[PO] O principal objetivo deste trabalho foi evidenciar a dificuldade no desenvolvimento do processo de indexação em bases bibliográficas. Os instrumentos normativos e de apoio a essa tarefa são dispersos e difíceis de utilizar para grande parte dos profissionais. Os termos de indexação são recolhidos de várias fontes, potenciando a sua inconsistência se não for feito o controlo de autoridades, pondo em causa a recuperação de informação eficaz por parte dos utilizadores dos catálogos. A investigação divide-se em duas partes distintas: na primeira é identificado o uso de instrumentos normativos e de apoio à indexação nas bibliotecas politécnicas em Portugal. Na segunda parte são observadas as caraterísticas dos índices de assunto num grupo de bibliotecas (Instituto Politécnico de Portalegre). A metodologia desenvolveu-se de acordo com os dois níveis de observação, no primeiro através de um inquérito às instituições, e no segundo através da análise de registos bibliográficos, em que foram definidos três eixos centrais: formato UNIMARC, sintaxe dos cabeçalhos e terminologia. Através dos resultados obtidos, conclui-se que na maioria dos casos não são usados instrumentos normativos, e o sistema de indexação português SIPORbase é muito pouco utilizado. A recolha de termos é essencialmente de tesauros, e não é feito o controlo de autoridades, quer a nível da terminologia, quer da sintaxe dos cabeçalhos. A falta de consistência observada nos índices de assunto demonstrou que é necessário uma política de indexação, e com esse fim foi apresentado um modelo que se sugere utilizar.

[EN] The main objective of this work was to evidence the existing difficulties in subject indexing in bibliographic databases. The normative instruments and tools that support the process are somewhat diffuse and hard to use for many professionals in the area. The indexing terms collected from different sources, may lead to the inconsistency of subject headings, unless the control of authorities is done. And inconsistent subject indexes compromise an accurate information retrieval in library catalogs. This research is divided in two distinct parts: the first one was to identify the use of indexing instruments and tools in the Portuguese polytechnic libraries, and the second one was to analyze the catalogs¿ subject indexes in a group of libraries (Instituto Politécnico de Portalegre). The methodology was developed according to the defined levels of observation, namely through an inquiry to the institutions, and through the analysis of index features in the bibliographic records, where three central points were defined: the UNIMARC format, the subject headings syntax and the terminology. The obtained results led us to the conclusion that the situation of indexing without normative support is dominant, and the use of the Portuguese indexing system SIPORbase is quite slight. The indexing terms are essentially collected from thesauri, and are not controlled, the same happening to the subject headings in their syntax. The lack of consistency in the bibliographic catalogs revealed that an indexing policy is necessary, and with the aim of establishing a guiding one, a simplified indexing model is proposed.